Worden je offertes vaak afgewezen? Zo maak je een offerte die wél geaccepteerd wordt

Je hebt een goed gesprek gehad met een potentiële klant. Hij is enthousiast, jij bent enthousiast – dit moet hem worden! Vol goede moed stuur je de offerte, maar dan blijft het stil. Of nog erger: je krijgt een mailtje dat ze “toch voor een andere partij hebben gekozen.”

Dit is een frustrerende en kostbare situatie. Je steekt veel tijd in het schrijven van offertes, maar ziet daar te weinig resultaat van terug. Elke afgewezen offerte betekent niet alleen verloren tijd, maar ook een gemiste kans op omzet.

Als StoryBrand-trainer bij Buzzlytics weet ik uit ervaring dat dit niet aan jou of je dienstverlening hoeft te liggen. Waarschijnlijk komt je offerte simpelweg niet goed over bij je prospect. En daar kun je gelukkig iets aan doen.

In dit artikel laat ik je zien hoe je een offerte maakt die wél wordt geaccepteerd. Je leert wat de meestvoorkomende problemen zijn met offertes, hoe je deze moet oplossen en uit welke zeven onderdelen een effectieve offerte bestaat. Na het lezen van dit artikel weet je precies hoe je een offerte schrijft die je prospects aanspreekt en die ze aanspoort om ‘ja’ te zeggen tegen jouw voorstel.

De meeste bedrijven praten te veel over zichzelf in hun offerte.

Het grootste probleem met de meeste offertes die ik zie is dat ze vooral over het bedrijf zelf gaan, in plaats van over de klant en diens probleem. Dit zie je al op de eerste pagina: ze bevatten een groot logo van het bedrijf zelf, een uitgebreide introductie van het bedrijf, de missie, het team en de geschiedenis. Soms moet je wel vijf pagina’s omslaan voordat je bij de eigenlijke offerte komt.

Een ander probleem dat ik vaak zie is dat veel bedrijven denken: het gesprek ging goed, dus ik houd de offerte kort. Vervolgens zetten ze in de bijlage een document waar wel ‘offerte’ boven staat maar dat meer weg heeft van een factuur dan van een offerte. Dit is met name problematisch als er meerdere personen betrokken zijn bij de beslissing (wat meestal het geval is in b2b). Deze andere personen zijn niet bij het gesprek aanwezig geweest en moeten puur op basis van de offerte een oordeel vormen.

Als je geen context geeft in je offerte, zul je puur op prijs beoordeeld worden.

Een laatste probleem dat ik wil benoemen is dat een korte offerte zonder context het voor de klant lastig maakt om de waarde van jouw aanbod te zien. Je zult in dit geval dan ook puur op prijs beoordeeld worden. Een klant die aangeeft dat hij jouw aanbod te duur vindt, zegt eigenlijk: “Ik zie de waarde van jouw aanbod niet in.”

Ben je geen prijsvechter, maar onderscheid je je op het gebied van kwaliteit en service? Dan heb je een overtuigend verhaal nodig als je niet op prijs beoordeeld wilt worden.

Gelukkig is de oplossing ‘simpel’. Pas de bewezen principes van StoryBrand niet alleen toe op je marketingmaterialen, maar ook op je offertes.

Een StoryBrand-proof offerte bestaat uit de volgende zeven onderdelen:

1. De hook
2. De oplossing
3. Het plan
4. De investering
5. De begeleiding
6. De call to action
7. De cover letter

Hieronder licht ik deze onderdelen toe.

Begin je offerte met het probleem van de klant. Beschrijf zowel het externe probleem (wat er niet goed gaat), het interne probleem (hoe dit voelt) als het filosofische probleem (waarom dit niet zo hoort te zijn). Hiermee laat je zien dat je begrijpt waar de klant mee worstelt.

Vervolgens presenteer je je product of dienst als de oplossing voor deze problemen. Focus op hoe jouw oplossing het probleem aanpakt, welk resultaat de klant mag verwachten en wat er anders en beter wordt. Vermijd hierbij vakjargon en interne termen die voor verwarring kunnen zorgen.

In het plan, een stappenplan, maak je duidelijk hoe jullie samenwerking eruit gaat zien. De eerste stap is het tekenen van het voorstel. Vervolgens beschrijf je welke stappen je daarna voor je klant gaat zetten en welk resultaat hij mag verwachten. Door het bij drie stappen te houden, blijft het overzichtelijk.

Het vierde onderdeel is de investering. Presenteer de prijs niet als kosten, maar als een investering. Leg uit waarom dit een logische investering is, maak duidelijk wat de voorwaarden zijn en geef de klant een deadline om hem te stimuleren om in actie te komen.

In het vijfde deel laat je zien waarom jij de aangewezen partij bent om de klant te helpen. Dit doe je door empathie te tonen en je autoriteit te demonstreren.

Voor het demonstreren van je autoriteit gebruik je testimonials. Hierbij is het belangrijk dat je niet in elke offerte dezelfde testimonials gebruikt (zoals de meeste bedrijven doen), maar dat je testimonials kiest die aansluiten bij je prospect.

Denk bijvoorbeeld aan een testimonial van:

• een klant uit dezelfde sector
• een klant die met vergelijkbare uitdagingen te maken had
• een klant die een vergelijkbaar proces heeft doorlopen

Door relevante testimonials te kiezen, maak je het verhaal herkenbaar voor je prospect.

De meest effectieve testimonials zijn testimonials van bedrijven die op de een of andere manier op je prospect lijken.

De call-to-action is het zesde onderdeel. Maak glashelder wat de volgende stap is door actieve taal te gebruiken. “Onderteken hier” werkt beter dan “Als u interesse heeft, kunt u contact met ons opnemen.” Zet een deadline op de offerte en maak het zo makkelijk mogelijk voor je klant om ja te zeggen.

Sluit af met een cover letter, een soort samenvatting van je offerte. Begin met het probleem, introduceer je oplossing, toon je empathie en autoriteit, deel het stappenplan en eindig met een duidelijke call-to-action.

Een StoryBrand-proof offerte draait om de klant, en dat mag je ook visueel laten zien. Begin al op de voorkant van de offerte: gebruik een huisstijl die niet overdreven naar jezelf verwijst en zet het logo van de klant prominenter neer dan je eigen logo. Vooral CEO’s en beslissers zijn gevoelig voor deze vorm van herkenning – het gaat immers om hun bedrijf, niet om de leverancier.

Je kunt de volledige offerte in één pdf zetten, maar je kunt de inhoud ook opsplitsen in een deel dat je in de pdf zet en een deel dat je in de begeleidende mail zet. Een effectieve aanpak is om de eerste drie onderdelen (de hook, de oplossing en het plan) in je e-mail te verwerken en de rest in de pdf te zetten. Zo voorkom je dat je klant overweldigd wordt door je offerte.

Lees ook: Hoe schrijf je e-mails die klanten willen lezen?

Zet het logo van de klant prominenter op de voorkant dan je eigen logo.

Overweeg om een persoonlijke video toe te voegen bij het versturen van je offerte. In deze video kun je dezelfde structuur aanhouden als in je offerte:

• Begin met het probleem
• Leg je oplossing uit
• Schets het stappenplan

Dit maakt je offerte persoonlijker en vergroot de kans dat deze wordt doorgestuurd naar andere beslissers.

Lees ook: Waarom de meeste bedrijfsvideo’s geen sales opleveren (en welke dan wel)

Een StoryBrand-proof offerte staat niet op zichzelf. Zorg dat je boodschap consistent is over al je verkoopmateriaal – van je website tot je salesgesprekken. Deze consistentie wekt vertrouwen en helpt prospects bij het maken van een weloverwogen keuze.

Een StoryBrand-proof offerte werkt, dat zien we terug in de praktijk. De principes van StoryBrand consequent toepassen in je offertes heeft vier grote voordelen:

Door je offerte StoryBrand-proof te maken, verhoog je de kans dat je offerte serieus wordt genomen. Als je de waarde van je product of dienst duidelijk kunt overbrengen, is er ook minder discussie over de prijs. Dit geldt vooral voor bedrijven die zich onderscheiden op kwaliteit en service in plaats van prijs.

Een ander voordeel is dat prospects sneller ‘ja’ zeggen tegen je voorstel. Zeker als je een persoonlijke video meestuurt met de offerte.

Door de combinatie van een goed salesgesprek en een StoryBrand-proof offerte zijn prospects beter geïnformeerd als ze ‘ja’ zeggen. Ze weten precies wat ze kunnen verwachten en wat de vervolgstappen zijn. Dit zorgt niet alleen voor een hogere acceptatiegraad, maar ook voor een soepelere samenwerking na het tekenen van de offerte.

Uiteindelijk draait het allemaal om vertrouwen. Door in je offerte de klant centraal te stellen en je verhaal helder over te brengen, laat je zien dat je de klant en zijn probleem begrijpt. En als een klant voelt dat jij hem begrijpt, is de kans groot dat hij jou het vertrouwen geeft om zijn probleem op te lossen.

Het schrijven van offertes hoeft geen frustrerende bezigheid te zijn die vooral veel tijd kost en weinig oplevert. Door de principes van StoryBrand toe te passen in je offertes, vergroot je de kans dat prospects ‘ja’ zeggen tegen je voorstel aanzienlijk.

Het belangrijkste is dat je de klant en zijn probleem centraal stelt. Door in je offerte de zeven onderdelen te verwerken die we in dit artikel hebben besproken – van een pakkende hook tot een duidelijke call-to-action – laat je zien dat je begrijpt waar je prospect mee worstelt en dat jij de aangewezen persoon bent om hem te helpen.

Bij StoryBrand Nederland hebben we al veel bedrijven geholpen hun offerteproces te verbeteren. Keer op keer zien we dat deze aanpak leidt tot een hogere acceptatiegraad, snellere beslissingen en beter geïnformeerde prospects die uiteindelijk blijere klanten worden.

Wil je ook aan de slag met het verbeteren van je offertes? Plan dan een gesprek in met een van onze StoryBrand-adviseurs. We helpen je graag op weg naar betere offertes en meer ‘ja’s’.