Hoe organiseer je een revenue team meeting? (+ voorbeeldagenda’s)

Als contentmanager ben je verantwoordelijk voor het maken van content die sales nodig heeft. Maar hoe weet je nou welke vragen je moet beantwoorden in je content? Je kunt zelf bedenken wat je klanten willen weten en urenlang zoekwoordenonderzoek doen, maar de beste input krijg je van de mensen die dagelijks met je klanten praten: je salesteam.

Als headcoach bij Buzzlytics heb ik al veel bedrijven geholpen om sales en marketing samen te brengen in een revenue team. Door wekelijks met sales te brainstormen over content, krijg je direct uit eerste hand de vragen die leven bij je prospects. Zo schrijf je content die écht bijdraagt aan meer sales.

In dit artikel leg ik uit hoe je als contentmanager deze samenwerking met sales opzet. Je leert wat een revenue team is, wie je nodig hebt in dit team en welke onderwerpen je tijdens een revenue team meeting bespreekt. Na het lezen weet je precies hoe je een revenue team meeting opzet waarin je directe feedback krijgt van sales op je content én concrete input voor nieuwe artikelen.

Een revenue team heeft één gezamenlijk doel: de omzet van je bedrijf verhogen door content te maken die het salesproces ondersteunt.

Een revenue team brengt de belangrijkste spelers van je sales- en marketingafdeling samen. Het team komt regelmatig bij elkaar met één gezamenlijk doel: de omzet van je bedrijf verhogen door content te maken die het salesproces ondersteunt.

Onderzoek laat zien dat bedrijven die erin slagen marketing en sales op één lijn te krijgen, hun sales met 67% kunnen verhogen, hun omzet met 209% en hun klantbehoud met 36%. Dat klinkt mooi, maar in de praktijk is het lastig om deze afdelingen echt te laten samenwerken. Een revenue team is de oplossing voor dit probleem.

Maar voordat we ingaan op hoe je een revenue team opzet, wil ik je behoeden voor een van de grootste fouten die ik veel bedrijven zie maken: ze gebruiken de revenue team meeting als sales- of marketingoverleg. Maar als één persoon het grootste deel van de tijd aan het woord is of presentaties geeft, mis je het doel.

Gebruik de revenue team meeting dus niet voor sales forecasts, pipelinediscussies of marketingcampagnes. Het moet een samenwerking zijn tussen marketing en sales waarbij je samen problemen oplost, de impact van content maximaliseert en uiteindelijk meer sales en omzet genereert.

Om een succesvol revenue team op te zetten, doorloop je deze 5 stappen:

1. Zorg dat de juiste mensen aan tafel zitten
2. Bepaal hoe vaak het team bij elkaar komt
3. Wijs een facilitator aan
4. Regel de communicatie buiten de meetings
5. Stel de agenda vast

Laten we deze stappen één voor één doorlopen.

Een revenue team meeting moet een samenwerking zijn tussen marketing en sales waarbij je uiteindelijk meer sales en omzet genereert.

In een revenue team heb je mensen nodig uit verschillende disciplines:

• Salesmanager
• Enkele salesmedewerkers
• Marketingmanager
• Contentmanager
• Andere marketingmedewerkers (zoals videograaf of designer)
• Senior managers indien nodig (bijvoorbeeld VP Sales)

Je hoeft niet altijd dezelfde mensen uit te nodigen voor een revenue team meeting. Wie je uitnodigt hangt af van de uitdagingen die je wilt aanpakken en welke agenda je voor die meeting hebt gekozen.

De frequentie van revenue team meetings hangt af van je organisatie en doelen. Kleine organisaties komen meestal om de week of maandelijks bij elkaar. Grotere organisaties plannen vaak wekelijkse meetings.

In de opstartfase kan het waardevol zijn om vaker bij elkaar te komen, bijvoorbeeld wekelijks, om de samenwerking tussen sales en marketing goed op te bouwen. Zodra de processen beter lopen, kun je de frequentie eventueel verlagen.

Sommige bedrijven kiezen ook voor een hybride aanpak: ze combineren bijvoorbeeld maandelijkse diepgaande sessies met korte wekelijkse stand-ups om de belangrijkste updates en knelpunten te bespreken. Het belangrijkste is dat er voldoende momentum blijft en dat er geen grote gaten vallen in de communicatie tussen de afdelingen.

Een revenue team brengt mensen uit verschillende afdelingen samen die niet gewend zijn om samen te werken. Je hebt daarom een facilitator nodig die de meetings in goede banen leidt. Dit hoeft niet de meest senior persoon in de groep te zijn. Vaak is het de contentmanager.

Een goede facilitator:

• Stelt veel vragen om de discussie op gang te brengen
• Zorgt voor een open sfeer waarin mensen durven te brainstormen en het oneens durven te zijn met elkaar
• Houdt de groep bij de les en zorgt dat het doel van de meeting wordt behaald

Een facilitator is cruciaal om het revenue team op koers te houden en de gestelde doelen te bereiken. De facilitator zorgt ervoor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden nakomt.

Zonder facilitator verliest de meeting focus, dwaal je af van het onderwerp en behaal je uiteindelijk minder resultaat.

De samenwerking stopt niet als de meeting voorbij is. Het is belangrijk om ook buiten de meetings om met elkaar te blijven communiceren. Zo blijft iedereen op de hoogte van waar anderen mee bezig zijn en wat eraan zit te komen.

Dit is extra belangrijk als je revenue team maar één keer per maand bij elkaar komt. Door te blijven communiceren houd je het momentum vast en voelt het team zich nog steeds verbonden.

Zodra duidelijk is wat een revenue team meeting precies inhoudt, wie er deelnemen en hoe vaak je samenkomt, moet je de agenda voor de meetings vaststellen.

Een agenda brengt structuur aan in het revenue team. Het maakt helder wie er aanwezig zijn en welke onderwerpen worden besproken. Dit zorgt voor effectievere meetings en betere teamprestaties.

Hieronder deel ik een aantal voorbeelden van mogelijke agenda’s voor revenue team meetings. Maar welke agenda je ook kiest, het doel is altijd hetzelfde: sales en marketing optimaal laten samenwerken aan content die bijdraagt aan sales.

Het revenue team begint meestal met een content brainstorm. Deze sessies gebruik je om ideeën bij sales op te halen voor je content. Sales deelt vragen en bezwaren die prospects hebben en samen bedenk je content die deze vragen beantwoordt.

Enkele voorbeelden van vragen die in deze sessies aan bod kunnen komen zijn:

• Met welk veelvoorkomend bezwaar heb je de afgelopen week te maken gehad?
• Welke deals hebben we verloren? Wat denk je dat daarvan de oorzaak is?
• Welke vragen krijg je die direct aangeven dat een potentiële klant nog niet klaar is om een beslissing te nemen?
• Waar hebben onze (potentiële) klanten de meeste weerstand tegen?
• Wat zijn de grootste twijfels of zorgen van onze klanten (met betrekking tot het product, het proces of het bedrijf)?

Als je eenmaal een contentplan hebt, is het niet meer nodig om de content brainstorm als vast onderdeel van de revenue team-agenda te hebben. Je plant ze dan bijvoorbeeld nog maar eens per kwartaal in om nieuwe topics op te halen.

Een van de grootste uitdagingen binnen bedrijven is dat marketing niet de content maakt die sales nodig heeft om deals te sluiten. Sterker nog: 23% van de salesmedewerkers zegt dat ze betere leads nodig hebben van marketing.

Dit komt doordat marketing niet dagelijks contact heeft met prospects. Ze weten niet welke vragen er leven en waar de weerstand zit. Sales moet de brug slaan tussen marketing en je prospects.

Het is dan ook een goed idee om deze meeting te beginnen met de vraag: “Wat is op dit moment je grootste uitdaging in het salesproces?” Dit opent de discussie en maakt het mogelijk om een gericht contentplan te maken.

Om er zeker van te zijn dat de contentideeën die jullie bedenken nuttig zijn, kun je aanvullende vragen stellen aan sales:

• Als het marketingteam deze content maakt, hoe lost dit dan jouw probleem op?
• Is duidelijk in welk deel van het salesproces deze content kan worden gebruikt?
• Is duidelijk voor wie de content bedoeld is en hoe je de content kunt gebruiken?

Deze samenwerkingsgerichte aanpak zorgt ervoor dat de neuzen bij marketing en sales dezelfde kant op staan, wat uiteindelijk leidt tot meer sales en een succesvoller revenue team.

23% van de salesmedewerkers zegt betere leads nodig te hebben van marketing.

Assignment selling is het proces waarbij je prospects voorafgaand aan een salesgesprek content stuurt die hun vragen beantwoordt. Zo gebruik je de tijd in het gesprek om in te gaan op hun specifieke situatie. Dit kan je closing rate verhogen van 20% naar 80%.

Zonder revenue team meetings is het moeilijk om sales op de hoogte te houden van nieuwe content.

Tijdens deze meetings:

• Laat sales zien hoe ze content hebben ingezet en wat dit heeft opgeleverd
• Presenteert marketing nieuwe content en bespreken jullie waar in het salesproces je deze kunt inzetten
• Krijgt sales concrete taken om content te gaan gebruiken
• Deelt sales wat wel en niet werkt

Er zijn verschillende manieren om deze agenda te faciliteren in een revenue team meeting, maar zorg voor een open en stimulerende sfeer.

Deze agenda lijkt sterk op de bovenstaande. Het verschil is dat in dit geval de tijd in de revenue team meeting wordt gebruikt om samen naar de gemaakte video’s te kijken, met als centrale vraag: hoe maximaliseer je de impact van deze video’s?

Het doel van deze meeting is dat sales de nieuwste video’s gezien heeft en precies weet bij welke prospects deze video’s het salesproces kunnen versnellen.

Vragen die je tijdens deze meeeting kunt stellen:

• Met welke prospects werk je op dit moment die volgens jou deze video zouden moeten zien?
• Hoe zou je deze video aanprijzen bij je prospects? Waarom zouden zij hem moeten bekijken?
• Wat is een logisch moment in het salesproces om deze video in te zetten?

In deze algemene meeting deelt iedereen waar ze mee bezig zijn, waar ze vastlopen en waar ze zich zorgen over maken. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat sales pas hoort over een nieuwe marketingcampagne als prospects ernaar vragen.

Marketing presenteert nieuwe campagnes en sales geeft input op basis van gesprekken met prospects. Zo voorkom je dat er verkeerde aanbiedingen naar prospects gestuurd worden of dat prospects in de war raken.

Het salesteam kan het marketingteam ook helpen nieuwe aanbiedingen te ontwikkelen door kansen te signaleren die zij direct bij klanten opmerken.

Bij Buzzlytics starten we elke dag met een gezamenlijke Daily Huddle waarin iedereen deelt waar hij mee bezig is en waar hij hulp bij nodig heeft.

Een goed lopend revenue team is dé manier om als contentmanager content te maken die écht bijdraagt aan meer sales. Door regelmatig met sales te overleggen, weet je precies welke vragen je prospects hebben en hoe je content het salesproces kan ondersteunen.

Deze structurele samenwerking tussen marketing en sales zorgt ervoor dat je geen tijd meer verspilt aan content die toch niet gebruikt wordt. In plaats daarvan schrijf je artikelen waarmee sales leads sneller kan ‘closen’ en zorg je dat je content direct wordt ingezet in het salesproces.

Bij Buzzlytics helpen we contentmanagers om de samenwerking met sales te structureren. We zien keer op keer dat bedrijven die werken met een revenue team meer resultaat halen uit hun contentmarketing.

Wil je meer leren over hoe je content maakt die bijdraagt aan sales?

Lees dan ook deze artikelen:

• Hoe schrijf je een blog die traffic, leads en sales oplevert? [bewezen methode]
• Zakelijk bloggen: 5 blogonderwerpen die verkeer en sales opleveren (+ voorbeelden)
• Zo maak je sales enthousiast om bij te dragen aan content

Bekijk hier al onze artikelen voor contentmanagers.