5 tools die niet mogen ontbreken in de toolkit van een contentmanager

Als TAYA-contentmanager kun je je af en toe best overweldigd voelen door alle taken die op je bordje liggen.

Je moet je content plannen, schrijven, redigeren, publiceren en analyseren. Daarnaast wordt van je verwacht dat je op de hoogte blijft van de nieuwste trends en technologieën in je vakgebied.

Het lijkt wel alsof er nooit voldoende uren in een dag zitten om alles wat je wilt doen gedaan te krijgen.

Als contentmanager bij Buzzlytics begrijp ik hoe je je voelt. Ook ik heb vaak het gevoel dat ik tijd tekortkom. Maar gelukkig heb ik verschillende tools in mijn toolkit zitten die me helpen mijn werk waar mogelijk sneller en efficiënter te doen.

In dit artikel deel ik mijn top 5 met je. Dit zijn stuk voor stuk tools die ik dagelijks gebruik in mijn werk. Na het lezen van dit artikel heb jij een duidelijk beeld van welke tools jou kunnen helpen efficiënter te werken, meer gedaan te krijgen en betere content te produceren.

Een tijdje geleden zat ik op een zondagavond na te denken hoe ik mijn werkweek efficiënter kon inrichten. Ik merkte dat er veel tijd verloren ging bij ‘task switching’ en ik wilde dus meer vergelijkbare taken bundelen die ik in één keer kon oppakken.

Terwijl ik een weekschema aan het maken was dat me hierbij moest helpen, schoot me ineens een tool te binnen die ik al eens eerder gebruikt had voor een ander doel: Reclaim. Ik maakte meteen een account aan, richtte de boel in en keek tevreden toe terwijl mijn agenda zich vanzelf vulde met de (terugkerende) taken die ik zojuist in Reclaim had gezet.

Vanaf dag 1 merkte ik dat ik meer rust had in mijn hoofd en dat ik meer gedaan kreeg. Voorheen was ik veel tijd kwijt aan het up-to-date houden van mijn agenda, maar nu doet Reclaim dat voor me. Ik zet een taak erin, geef aan wanneer die af moet zijn en hoeveel tijd ik ervoor nodig denk te hebben, en Reclaim plant hem voor me in op het beste moment.

Komt er een spoedje tussendoor? Dan zoekt Reclaim het volgende beste moment voor de taak die verplaatst moet worden Ik hoef zelf dus niet meer te schuiven met blokken in mijn agenda.

Goed om te weten:

• Reclaim is momenteel alleen te gebruiken met Google Calendar, maar een integratie met Outlook komt eraan.
• Je kunt Reclaim Business 14 dagen gratis uitproberen.
• Reclaim heeft ook een gratis versie die mogelijk voldoet voor jouw behoeften. De belangrijkste beperking is dat je maar 3 terugkerende taken hebt en dat er beperkte integraties zijn met andere tools.

Reclaim is een fijne tool, maar niet onmisbaar voor contentmanagers. Een contentkalender is dat wel. Die kun je natuurlijk zelf maken in Excel of Google Sheets, maar ik raad je aan hiervoor een projectmanagementtool te gebruiken.

Bij Buzzlytics gebruiken we Asana. Ik heb hierin een project Contentkalender Buzzlytics 2024 aangemaakt en hier zet ik alle blogs in met vervaldatum, status en auteur.

Heel handig aan Asana is dat je regels kunt aanmaken die in werking treden bij een bepaalde actie. Ik heb bijvoorbeeld ingesteld dat Asana mij de verantwoordelijke moet maken als ik een nieuwe taak aanmaak binnen de contentkalender en dat er een aantal subtaken aangemaakt moeten worden.

Ook fijn: in de betaalde versie van Reclaim (zie tip 1) zit een integratie met Asana. Dit betekent dat je taken in Asana kunt toevoegen aan Reclaim (en dus aan je agenda). Als je iets aanpast in Asana, wordt dit ook in je agenda aangepast.

In het najaar van 2022 had iedereen de mond vol over ChatGPT. Zelf was ik in eerste instantie matig onder de indruk. Vooral het feit dat ChatGPT geen bronnen vermeldde vond ik een serieus probleem.

Als ik een artikel schrijf met behulp van een AI tool, dan wil ik namelijk gemakkelijk kunnen checken of de informatie klopt.

Gelukkig kwam Perplexity to the rescue, en inmiddels doe ik al mijn deskresearch voor artikelen hiermee. Dit gaat namelijk een stuk sneller dan met Google.

Want waar je in Google zelf vaak meerdere links moet aanklikken op zoek naar het antwoord op je vraag, geeft Perplexity je een samenvatting van de gevonden informatie op een presenteerblaadje. Mét links erbij, zodat je de informatie kunt controleren en meer over het onderwerp kunt lezen.

Perplexity heeft een gratis variant, maar ik kan Perplexity Pro (200 USD per jaar of 20 USD per maand) van harte aanbevelen. Dan kun je gebruikmaken van de nieuwste AI-modellen zoals (op dit moment) ChatGPT4o en Claude 3.5 Sonnet.

Ik gebruik Perplexity ook bij het schrijven. Vaak geef ik dezelfde opdracht aan ChatGPT en Perplexity en ga ik verder met de beste output, of maak ik een mix van de output die beide tools me geven.

Als TAYA-contentmanager moet je veel interviews afnemen die vervolgens uitgewerkt moeten worden. Ik heb in mijn omgeving gemerkt dat veel schrijvers hiervoor een eigen werkwijze hebben.

Sommigen schrijven mee tijdens het interview, anderen nemen het gesprek op en werken het achteraf uit, en weer anderen doen hun interviews via Teams en baseren hun artikel op het automatische transcript van Teams.

Er zijn nog maar weinig schrijvers die hiervoor dedicated tools gebruiken en dat is zonde, want AI transcriptietools zijn de afgelopen 2 jaar flink verbeterd.

Mijn persoonlijke favoriet is TurboScribe. Hiermee kun je zowel audio- en videobestanden die je zelf uploadt transcriberen, als openbaar toegankelijke links op bijvoorbeeld YouTube.

Met de gratis versie van TurboScribe kun je 3 bestanden per dag transcriberen, van maximaal 30 minuten lang. Met de betaalde versie van 120 USD per jaar of 20 USD per maand kun je onbeperkt transcriberen.

Last but not least mag ChatGPT uiteraard niet ontbreken op een lijstje met onmisbare tools voor TAYA-contentmanagers.

Zelf ben ik pas sinds de komst van ChatGPT4o in mei 2024 serieus met ChatGPT aan de slag gegaan. Voor die tijd gebruikte ik het wel om bijvoorbeeld meta descriptions te schrijven, maar was het nog geen vast onderdeel van mijn workflow. Ik moest vaak eerst vastlopen in mijn werk voor ik me bedacht: oh, misschien kan ChatGPT me hierbij helpen.

Tegenwoordig is dat compleet anders. Nu vraag ik me bij elke taak af: hoe kan ChatGPT me helpen deze taak sneller en beter te doen? Ik gebruik het echt overal voor: van het brainstormen over interviewvragen tot en met het schrijven van alt text voor de afbeeldingen in mijn blogs.

Toen ChatGPT er in juni 2024 een paar uurtjes uit lag, vond ik het wel schokkend om te merken hoe snel ik er afhankelijk van was geworden. Natuurlijk, ik heb mijn werk jarenlang zonder gedaan en ik zou ook wel weer zonder kúnnen als het zou moeten. Maar ik wíl niet meer zonder. Samenwerken met ChatGPT maakt mijn werk een stuk leuker.

Wel een waarschuwing: ChatGPT en vergelijkbare tools zijn niet bedoeld om een contentmanager te vervangen. Je kunt ze gebruiken om van een goed artikel een fantastisch artikel te maken, maar uiteindelijk is een fool with a tool nog steeds een fool. Zet als startende contentmanager dus niet te snel ChatGPT in, maar zorg dat je eerst begrijpt hoe je écht goede (TAYA-)content maakt.

Een meme die een vriendin voor me maakte toen ChatGPT eruitlag.

Lees ook: 7 manieren waarop ChatGPT jou kan helpen bij het schrijven van content

De vijf tools die ik in dit artikel heb besproken, kunnen je helpen om meer gedaan te krijgen in minder tijd, zonder in te leveren op kwaliteit. Zo kun je als TAYA-contentmanager je werk efficiënter en effectiever doen.

Bij Buzzlytics leren we contentmanagers in ons TAYA Mastery-traject hoe ze content creëren die sales genereert.

Wil je meer leren over hoe je content maakt die resultaat oplevert? Lees dan ook deze artikelen:

• Hoe schrijf je een blog die traffic, leads en sales oplevert?
• Zakelijk bloggen: 5 blogonderwerpen die verkeer en sales opleveren (+ voorbeelden)